Workshop là gì?
Workshop là hoạt động trao đổi, thảo luận về một đề tài thuộc lĩnh vực cụ thể nào đấy. Những người tham dự buổi thảo luận này sẽ có thêm thời cơ được thêm kiến thức, kĩ năng hay sẻ chia những điều mình biết với mọi người tham gia.
Người diễn giả của buổi workshop thường được biết đến với thuật ngữ là speaker sẽ lựa chọn đề tài ăn nhập để thực hiện trao đổi với những người tham gia. Thời gian diễn ra những buổi trao đổi tranh luận này sẽ kéo dài từ 2 đến 4 tiếng. Hoạt động chính thường làm là những cuộc tranh luận với khách mời và phần hỏi đáp những câu hỏi thắc mắc.
Không có một sự giới hạn nhất định nào đối với số lượng những người tham gia workshop. Quy mô của một buổi workshop sẽ tùy thuộc vào cơ quan tổ chức có kinh phí và khả năng đến đâu. Không gian tổ chức không theo bất kì quy tối ưu nào, chỉ cần có thể tạo sự thoải mái, rộng lớn.
Các bước chuẩn bị cho buổi Workshop thành công
Chuẩn bị cho Workshop
- Xác định rõ ràng mục đích của workshop và kết quả đầu ra
- Nắm rõ ràng các bên ảnh hưởng cần tham gia
- Xác định người điều phối và người ghi chép
- Làm ra một chương trình nghị sự – agenda
- Nắm rõ ràng phương thức để ghi lại, kiểm soát kết quả đầu ra
- Xây dựng kế hoạch cho phiên làm việc và mời các đối tượng liên quan tham dự
- Sắp đặt phòng ốc, máy chiếu, trang thiết bị quan trọng khác cho phiên thực hiện công việc
- Gởi chương trình nghị sự hoặc các kịch bản (nếu có) để người tham dự tối ưu bị và tăng hiệu quả lao động ở meeting
- Nếu như thích hợp thì thực hiện phỏng vấn trước workshop với các đối tượng mục tiêu tham dự.
Hiểu rõ nhiệm vụ của từng vị trí tham gia Workshop
Để thực hiện một workshop thành công thì cần nắm rõ ràng rõ công việc và trách nhiệm, kết quả đầu ra cho mỗi nhiệm vụ, bạn cần nhớ là một người có thể đóng nhiều vai trò không giống nhau trong một workshop:
Nhà tài trợ (Sponsor)
Là người hậu thuẫn cho workshop nhưng có khả năng không phải là người tham gia phiên thực hiện công việc và không gánh chịu hậu quả cho kết quả đầu ra.
Chẳng hạn, trong workshop “Fashion Marketing: From Offline to Online: How Brands Stand Out” được tổ chức bởi FACE vào tháng 11/2017, chúng ta có thể thấy rõ nhà tài trợ (sponsor) cho workshop này là Toong Co-working space.
Người điều phối (Facitilitator)
Người điều phối là người cầm trịch cho workshop, trình bày các mục tiêu và chương trình nghị sự của workshop, hướng các thành viên tham dự theo kết cấu và quy tắc của workshop, giữ các hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả hy vọng đầu ra, tạo điều kiện cho việc ra quyết định và xử lý các xung đột (nếu có), bảo đảm toàn bộ các thành viên tham dự được truyền tải khái niệm và được lắng nghe.
Khác với nhà tài trợ, người điều phối đi theo workshop từ đầu đến cuối. Chính vì thế, vị trí này yêu cầu hai điều, đó là tính năng bao quát, khả năng phối hợp với các bộ phận khác, và tính năng xử lý những tình huống bất ngờ.
Tiến hành tổ chức Workshop
Hãy đảm bảo các thành viên tham dự đều thấu hiểu nhiệm vụ của mình. Người điều phối thường bắt đầu bằng cách tuyên bố về mục tiêu của phiên thực hiện công việc và các kết quả kỳ vọng đầu ra. Với một vài người điều phối có kinh nghiệm thì họ thường khởi đầu workshop bằng câu chuyện ngắn vui nhộn để phá vỡ các rào cản trong giao tiếp và tạo cho toàn thể cảm thấy thoả mái làm việc với nhau, thiết lập sự đồng thuận trên cơ sở nguyên tắc là một phương pháp hiệu quả để làm ra một không gian phiên làm việc có tính hợp tác ở mức cao.
Kết thúc Workshop
Sau khi kết thúc, người điều phối tiếp tục thực hiện công việc với các hạng mục đã thảo luận, ghi nhận trong workshop, hoàn thành các tài liệu ảnh hưởng, phân phối chúng đến người tham dự và các bên ảnh hưởng về hạng mục đã được hoàn thành.
Lời kết
Hy vọng qua bài viết này các tổ chức và doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức workshop một cách rõ ràng nhất. Theo dõi Minasoft để biết thêm những thông tin hữu ích.