Các bước cơ bản để có một dự án ERP thành công

ERP đã không còn là khái niệm quá mới mẻ đối với các doanh nghiệp trong nước ta hiện nay. Mặt khác ERP còn ngày càng khẳng định được vị thế của mình là một phần mềm hữu ích mang đến thành công cho doanh nghiệp.Triển khai dự án ERP không phải là đơn giản. Các doanh nghiệp cần phải cân nhắc thật kỹ lưỡng nếu không muốn lãng phí thời gian và tiền bạc. Dưới đây là các bước cơ bản để có một quy trình triển khai dự án ERP thành công. Quy trình các bước triển khai dự án ERP ERP là phần mềm giúp hoạch định tài nguyên doanh nghiệp. Có thể nói thì tính ứng dụng của ERP đối với hoạt động của một doanh nghiệp là rất lớn. Nó liên quan chặt chẽ tới mọi khía cạnh của các bộ phận, phòng ban trong một công ty, doanh nghiệp đó. Chính vì thếmà để triển khai 1 dự án ERP yêu cầu khá nhiều thời gian, tiền bạc và công sức. Một doanh nghiệp muốn sử dụng ERP vào hoạt động kinh doanh của mình sẽ phải có thời gian dài để nhân viên làm quen và ứng dụng các phần hành vào trong phần mềm. Sau đây là 6 bước cơ bản giúp triển khai một dự án ERP ở mọi công ty, doanh nghiệp mà bạn có thể ứng dụng cho đơn vị mình.

Đối với bất kỳ dự án nào cũng vậy trước tiên chúng ta cần xác định rõ mục tiêu phải đạt được sau khi triển khai dự án. Cụ thể các công việc cần làm ở bước này là:

• Thành lập một đội dự án ERP, xác định công việc của mỗi người
• Chuẩn bị về cơ sở hạ tầng, nguyên vật liệu cần thiết
• Khảo sát cơ cấu của doanh nghiệp
• Xây dựng một hồ sơ đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp

Bước 2 : Lập một kế hoạch triển khai dự án ERP Ở bước này doanh nghiệp cần xác định chính xác nguồn tài nguyên, các tiêu chí thành công hay rủi ro của dự án ERP. Khi lập kế hoạch thì nên có mặt của cả 2 bên nhà quản lý dự án để có thể xác định rõ mục tiêu tiên quyết cần thực hiện. Mục tiêu chính của bước này là doanh nghiệp phải có trong tay bản kế hoạch chi tiết về hành động mà tất cả các bên đều đồng ý.

Bước 3 : Lựa chọn một phần mềm ERP

• Lựa chọn một phần mềm ERP phù hợp
• So sánh, đánh giá và chọn lựa ra phần mềm ERP tốt nhất
• Khảo sát từng phòng ban để có đầy đủ thông tin về quy trình chi tiết
• Tiến hành cài đặt phần mềm

Bước 4: Tiến hành dự án ERP Đây là bước mà doanh nghiệp sẽ điều chỉnh lại hệ thống ERP sao cho phù hợp nhất với các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp của mình. Sau đó cần đánh giá hệ thống bằng việc sử dụng các tình huống khác nhau. Việc chúng ta cần làm đó là:

• Khởi động dự án ERP
• Cập nhập các danh mục vào hệ thống
• Thử nghiệm hệ thống
• Xem xét hệ thống đáp ứng được đến đâu
• Xác định rủi ro

Bước 5 : Xác nhận và vận hành dự án ERP Bạn cần có một hệ thống chạy thử trước khi đưa vào chính thức, hệ thống này sẽ báo cáo lại kết quả công việc hàng ngày cho bạn. Nếu trong quá trình thử nghiệm có rủi ro gì cần phải đánh giá nó một cách chính xác nhất. Về việc vận hành dự án ERP 

• Quyết định Golive dự án
• Đào tạo cho người dùng cuối là nhân viên
• Điều chỉnh lại danh mục dự án nếu có
• Khởi chạy dự án ERP

Bước 6 : Triển khai dự án ERP Đây là bước cuối cùng của dự án ERP, doanh nghiệp cần kiểm tra lại xem đã thực hiện đúng các yếu tố của dự án hay chưa. Hãy chắc chắn rằng hệ thống của doanh nghiệp đã được vận hành đầy đủ hay chưa. Đào tạo liên tục cho các nhân viên để có thể duy trì dự án.