Quy trình quản lý dự án chuẩn quốc tế
Nếu dự án đó theo cách tiếp cận Waterfall (truyền thống) hoặc Hybrid thì đây là 5 giai đoạn của quy trình quản lý dự án theo tiêu chuẩn quốc tế mà một dự án trải qua:
- Khởi tạo (Initiating)
- Lên kế hoạch (Planning)
- Thực thi (Executing)
- Giám sát và kiểm soát (Monitoring & Controlling)
- Đóng dự án (Closing)
5 giai đoạn này được phát triển bởi Viện quản lý Dự án Hoa Kỳ (PMI) và được nhắc tới trong PMBOK 6th.
Mặc dù phiên bản PMBOK mới nhất là PMBOK 7th, tuy nhiên thì PMBOK 7 chủ yếu là cập nhật thêm nhiều thông tin Agile hơn, còn các kiến thức trong PMBOK 6th vẫn có trong bài thi PMP và 5 giai đoạn là một trong số kiến thức đó.
5 giai đoạn này sẽ không chỉ diễn ra tuần tự mà còn có thể lặp lại trong từng phase của dự án.
5 quá trình diễn ra trong 1 phiên/ dự án. Nguồn: PMBOK
Giai đoạn Khởi tạo (Initiating)
Thường thì giai đoạn này sẽ được bắt đầu bằng việc đưa ra business case – khái niệm này có thể hiểu là “lý do” để dự án này xuất hiện. Sau đó thì phát triển Project Charter.
Có 2 việc mà chắc chắn một nhà quản lý dự án phải làm ở giai đoạn này:
- Phát triển Project Charter, nếu không có Project Charter thì nhà quản lý dự án không hề có quyền hạn thực tế trong dự án, dễ gặp trường hợp “bảo mà chẳng ai nghe”
- Xác định các bên liên quan (Stakeholders), dự án tồn tại là vì lợi ích của tất cả các bên liên quan
Ngoài ra, để cho dự án thành công, lại được tối đa lợi ích thì nhà quản lý dự án có thể cần làm thêm các công việc như:
- Xác định văn hóa của công ty và các hệ thống cũ
- Thu thập các quy trình, dữ liệu và dữ liệu trong quá khứ
- Chia dự án thành các phase (phiên) nhỏ
- Tham khảo business case
- Tìm hiểu các yêu cầu ban đầu, giả định, rủi ro, ràng buộc và thỏa thuận hiện có
- Đánh giá tính khả thi của dự án và sản phẩm với các hạn chế nhất định
- Tạo các mục tiêu có thể đánh giá được
Mặc dù mỗi phase của dự án thì sẽ lặp lại giai đoạn này, tuy nhiên thì đa phần chỉ lặp lại việc Xác định các bên liên quan.
Giai đoạn Lên kế hoạch (Planning)
Kế hoạch là 1 mảnh không thể thiếu của bất kỳ dự án nào. Do vậy mà công việc của nhà quản lý ở giai đoạn này là nhiều nhất.
Tất cả các knowledge areas (miền kiến thức) bao gồm Phạm vi (Scope), Chất lượng (Quality), Chi phí (Cost), Lịch trình (Schedule),… đều phải được lên kế hoạch.
Các miền kiến thức trong quản lý dự án. Nguồn: Giáo trình luyện thi PMP của PMA
Nhà quản lý dự án ở giai đoạn này có thể cần làm các việc sau:
- Làm rõ chi tiết các yêu cầu
- Tạo phạm vi dự án
- Tạo các thủ tục cho việc mua bán (vật tư, …)
- Xây dựng WBS – Work Breakdown Structure và khởi tạo từ điển WBS
- Tạo danh sách các task/ công việc
- Ước lượng nguồn lực
- Ước lượng thời gian và chi phí
- Xác định đường găng Critical Path
- Thiết lập lịch trình cho dự án
- Phát triển ngân sách dự án
- Xác định các tiêu chuẩn, chỉ số đo lường cho chất lượng
- Lên kế hoạch giao tiếp và tương tác với các bên liên quan
- Xác định các rủi ro và kế hoạch phản ứng với các rủi ro
- Lên kế hoạch ứng phó với các thay đổi
- Tổ chức buổi kick-off
Ở Việt Nam thì thường có 1 buổi khởi động dự án và thường diễn ra vào ngay giai đoạn Initiating, nhưng buổi đó khác với buổi Kick-off được nhắc tới ở đây.
Buổi kick-off ở đây được hiểu là buổi gặp mặt đầu tiên giữa nhà quản lý và đội ngũ dự án, nhằm lên kế hoạch cho dự án. Ví dụ WBS thường phải có sự tham gia của người thực hiện trực tiếp công việc thì mới cho ra được chính xác thời gian cũng như các task cần làm để thực hiện được công việc đó.
Giai đoạn Thực thi (Executing)
Khi dự án bước vào giai đoạn này, nhiệm vụ của PM chủ yếu liên quan tới con người và các báo cáo, còn các công việc khác thì sẽ được đội dự án thực hiện theo kế hoạch đã lập ở giai đoạn trước đó.
Công việc của nhà quản lý ở giai đoạn này có thể gồm:
- Triển khai công việc theo kế hoạch
- Thúc đẩy các deliverables (output của một phase/ phiên dự án)
- Thu thập dữ liệu về hiệu suất làm việc
- Đưa ra các thay đổi và triển khai các thay đổi được chấp thuận
- Kiểm thử chất lượng
- Quản lý nhân sự
- Thúc đẩy hiệu suất cá nhân và đội ngũ
- Tổ chức hoạt động Team-building
- Ghi nhận và trao thưởng
- Sử dụng Issue logs (nhật ký vấn đề)
- Điều hành việc giải quyết xung đột
- Chuyển giao nhân sự sau khi công việc hoàn thành
- Gửi và tiếp nhận thông tin phản hồi
- Viết báo cáo về hiệu suất dự án
- Quản lý tương tác và kỳ vọng của các bên liên quan
- Tổ chức các cuộc họp
Trong danh sách các công việc trên thì “Chuyển giao nhân sự sau khi công việc hoàn thành” ở Việt Nam thường là công việc khi dự án kết thúc. Tuy nhiên thực tế thì đây là một công việc của giai đoạn thực thi, ví dụ đội ngũ thiết kế sau khi thiết kế xong và bàn giao hoàn tất thì hoàn toàn có thể được chuyển giao sang một dự án khác.
Ở giai đoạn này, nhà quản lý có thể làm thêm một việc nữa là phát triển đội ngũ. Nếu như nhà quản lý có thể đào tạo trực tiếp được thì trực tiếp đào tạo. Nếu như không thể trực tiếp đào tạo được thì nên tìm người có chuyên môn để đào tạo.
Giai đoạn Giám sát và Kiểm soát (Monitoring & Controlling)
Giai đoạn này thường diễn ra song song với giai đoạn Thực thi. Ở giai đoạn này, nhà quản lý phải luôn đảm bảo rằng dự án đang đi đúng hướng và sẽ thành công.
Bất kỳ vấn đề gì xảy ra thì nhà quản lý phải quay lại giai đoạn Lên kế hoạch để chỉnh sửa kế hoạch, sau đó lại thực thi và giám sát. Các điều chỉnh thường thấy nhất là điều chỉnh về nhân sự, lịch trình và chi phí.
Các công việc của một nhà quản lý ở giai đoạn này có thể bao gồm:
- Đo lường hiệu suất dựa trên đường cơ sở (baseline) đo lường hiệu suất
- Đo lường hiệu suất dựa trên các chỉ số trong kế hoạch quản lý
- Phân tích và đánh giá năng suất làm việc
- Xác định các thay đổi và nguyên nhân tạo ra thay đổi
- Đề xuất các thay đổi
- Chỉnh sửa kế hoạch quản lý
- Chấp thuận hoặc từ chối các thay đổi
- Thông báo cho các bên liên quan về kết quả của đề xuất thay đổi
- Giám sát sự tương tác của các bên liên quan
- Thu nhận sự chấp thuận của khách hàng về deliverables
- Đánh giá rủi ro
- Kiểm soát và đảm bảo chất lượng
- Kiểm soát các thủ tục mua bán
Có một lỗi mà nhà quản lý cần phải tránh ở giai đoạn này, đó là Gold Plating. Thuật ngữ Gold Plating ám chỉ rằng các cải tiến ngoài phạm vi dự án khiến cho chất lượng của sản phẩm được nâng cao thêm nhưng lại gây tốn kém hơn về mặt chi phí lẫn thời gian. Điều này là không hề tốt trong quản lý dự án.
Giai đoạn Đóng dự án (Closing)
Giai đoạn này diễn ra khi sản phẩm đã được hoàn thành, chỉ còn lại các thủ tục hay các tài liệu liên quan tới vận hành (operation).
Ở giai đoạn này nhà quản lý có thể làm các công việc gồm:
- Xác nhận hoàn thành tất cả các yêu cầu
- Hoàn tất thủ tục mua bán
- Thu nhận chấp thuận cuối cùng về sản phẩm
- Hoàn tất thủ tục hành chính
- Bàn giao sản phẩm đã hoàn thành
- Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng về dự án
- Hoàn tất báo cáo cuối cùng về hiệu suất
- Ghi nhận các thành tựu đã đạt được
- Ghi nhận các lesson learned (các bài học kinh nghiệm)
Sau khi hoàn tất các công việc trên thì nhà quản lý sẽ lưu trữ tất cả vào một kho dữ liệu duy nhất của tổ chức.
Tổng kết
Phía trên là 5 giai đoạn của quy trình quản lý dự án chuẩn quốc tế, mỗi giai đoạn lại có rất nhiều công việc mà nhà quản lý cần thực hiện. Tuy nhiên trên thực tế thì không phải yêu cầu nhà quản lý phải làm tất cả các công việc đó, mà có thể chỉ làm 3-4 công việc.